Utilizzo e concessione spazi della Biblioteca

La Biblioteca comunale "G. Bovio" è dotata al suo interno di due sale convegni, collocate al primo e secondo piano. La sala al primo piano ha una capienza di 50 posti a sedere e la sala al secondo piano di circa 120. Queste possono essere concesse in uso temporaneo a destinatari e nelle modalità definite dal Regolamento approvato con Deliberazione Commissariale n. 26 del 9 aprile 2015 (v. sotto).

Ai sensi dell'art. 6 del citato Regolamento,le richieste di concessione in uso dei locali, firmate dal legale rappresentante del soggetto richiedente, che ne assume ogni responsabilità di fronte al concedente, devono essere indirizzate al Dirigente responsabile e registrate dall'Ufficio Protocollo dell'Ente
(es. Alla c.a del Dirigente della I Area del Comune di Trani, indirizzo di posta elettronica e/o PEC biblioteca [dot] comunaleatcomune [dot] trani [dot] bt [dot] it e/o biblioteca [dot] comunaleatcert [dot] comune [dot] trani [dot] bt [dot] it).

Le richieste di concessione devono essere corredate da tutte le notizie atte ad illustrare l’attività che s’intende svolgere nei predetti locali, ed in particolare devono contenere:

- la descrizione dell’attività che il richiedente intende svolgere;
- le modalità di svolgimento dell’iniziativa;

- le finalità dell’iniziativa e l’assenza di fini di lucro;
- i temi delle eventuali conferenze, i nomi degli oratori, ecc.;
- l’indicazione di eventuali soggetti terzi compartecipi dell’iniziativa;
e, limitatamente alle organizzazioni associative:
- copia dell’atto costitutivo e dello statuto (non necessaria per le associazioni iscritte nell’apposito Albo comunale).

Ai sensi dell'art. 7 dello stesso Regolamento, le concessioni sia in uso continuato che temporaneo, laddove non sia prevista la gratuità, sono subordinate al versamento anticipato del corrispettivo previsto delle tariffe in vigore (rideterminate con Deliberazione di G.C. n. 42 del 20 marzo 2019), mediante pagamento su c/c postale o su c/c bancario.

Tariffe:
- Sala conferenze "Benedetto Ronchi" - II piano: mezza giornata € 120,00, giornata intera € 220,00
- Sala "cineforum" - II piano: mezza giornata € 100,00, giornata intera € 180,00
- Sala conferenze "Guido Maffuccini" - I piano: mezza giornata € 70,00, giornata intera € 120,00
- Sala "Cataldo Trombetta" - I piano: mezza giornata € 30,00, giornata intera € 50,00

immagine sala convegniSala Ronchi, secondo piano

immagine sale primo pianoSala Trombetta, Sala Maffuccini - primo piano

REGOLAMENTO PER LA CONCESSIONE IN USO TEMPORANEO
DI IMMOBILI COMUNALI

ART. 1
Il presente Regolamento disciplina la facoltà dell’amministrazione comunale di concedere in uso temporaneo le sale presenti presso i seguenti immobiliari comunali: Monastero di Colonna, Biblioteca Comunale, locali al p.t. di Palazzo Palmieri, Palazzo Beltrani, Chalet della Villa Comunale, costituenti beni del patrimonio indisponibile dell’ente, il cui utilizzo deve essere
prevalentemente finalizzato ad un uso rispondente a fini istituzionali ed ai bisogni della collettività locale.
Il presente regolamento non disciplina gli impianti sportivi, i beni del patrimonio disponibile e quelli demaniali di proprietà dell’Ente.

Le associazioni o i privati, al fine di poter avere in uso i locali disciplinati dal presente Regolamento, devono operare in uno dei seguenti settori di attività:
- Attività socio-sanitarie
- Impegno civile, tutela sociale e promozione dei diritti umani
- Attività culturali ed artistiche
- Tutela ambientale
- Attività ricreative e sportive
- Promozione turistica e tutela delle produzioni tipiche locali.
Le concessioni sono finalizzate a favorire la partecipazione e l'aggregazione dei cittadini, delle rappresentanze sociali, politiche, culturali e democratiche per attività gratuite, aperte alla pubblica fruizione e non perseguenti fini di lucro.

ART. 2
Possono accedere all’utilizzo di immobili, o parti di immobili, le associazioni o i privati che svolgono
le attività indicate all’art.1, riconoscendo, nell'ordine, la precedenza a coloro che:
- svolgono attività promosse e/o patrocinate dall'Amministrazione Comunale
- operano nel settore del volontariato
- conducono abitualmente attività fruibili gratuitamente dalla generalità dei cittadini
Rimane salva, per gli immobili all’uopo destinati, la possibilità di celebrare matrimoni con rito civile, secondo le modalità appositamente stabilite.

Gli immobili possono essere concessi in uso temporaneo, oltre che ai soggetti indicati nel precedente comma, anche a privati cittadini, ad organizzazioni politiche e sindacali, a cooperative, scuole, enti, imprese, ecc. per svolgervi convegni, conferenze, mostre, proiezioni, assistenza patronale ed iniziative di interesse sociale e/o assistenziale.
I locali non possono essere concessi per attività di natura commerciale o privata, intendendosi questa ultima come attività che esclude la generalità dei cittadini quale, ad esempio, un'assemblea condominiale o una riunione aziendale.

ART. 3
Le concessioni dei locali menzionati possono essere:

  • occasionali: quelle che non superano i tre giorni consecutivi e sono destinate a consentire lo svolgimento di riunioni, assemblee, seminari e manifestazioni varie, culturali, ricreative od inerenti il tempo libero;
  • ricorrenti: quelle che consentono di utilizzare i locali per più di una volta, in giorni e momenti prestabiliti, anche non consecutivi, per un periodo di norma non superiore a sei mesi;
  • consecutive: quelle che consentono di utilizzare i locali in forma continuativa per finalità aggregative, per lo svolgimento di attività sociali, assistenziali, culturali o di altro servizio conforme a quelli indicati all’art.1. Dette concessioni sono rilasciabili per un periodo di tempo non superiore ad un anno e sono rinnovabili.

Le richieste di concessione e/o di rinnovo devono essere presentate almeno 30 giorni prima dell’utilizzazione.
Non è consentita la concessione permanente né a tempo indeterminato.
Le concessioni occasionali e ricorrenti sono rilasciate con provvedimento del Dirigente competente. Le concessioni consecutive sono rilasciate dal Dirigente previo atto di indirizzo formulato con apposito provvedimento della Giunta Comunale.

ART. 4
La concessione occasionale, ricorrente o consecutiva esclude, in ogni caso, la possibilità di fissare la sede del soggetto titolare della concessione presso l’immobile concesso in uso, di depositarvi materiali e suppellettili di proprietà del medesimo, nonchè di manomettere le suppellettili e le attrezzature esistenti.
E’ fatto tassativo divieto ai concessionari di occupare altri spazi oltre a quelli concessi, nonchè di utilizzare i locali per usi diversi da quelli dichiarati o di estendere l’uso dei locali stessi a terzi.

ART. 5
Il concessionario è direttamente responsabile in sede penale, civile e patrimoniale delle attività svolte nei locali concessi in uso e dei danni comunque provocati alle strutture, alle suppellettili, alle attrezzature ed alle persone durante il periodo della concessione stessa e nel caso che, scaduta la concessione, per qualsiasi motivo, protragga l’occupazione dei locali. Per lo svolgimento di spettacoli o iniziative similari, il concessionario dovrà munirsi delle licenze ed autorizzazioni previste dalle normative vigenti.
Ove previsto da appositi atti adottati dal Comune, il concessionario è tenuto a costituire deposito cauzionale a garanzia di eventuali danni verificatisi agli immobili ed alle attrezzature in conseguenza dell’attività per i quali gli stessi sono stati concessi.

ART. 6
Le richieste di concessione in uso dei locali, firmate dal legale rappresentante del soggetto richiedente, che ne assume ogni responsabilità di fronte al concedente, devono essere indirizzate al Dirigente responsabile e registrate dall’Ufficio Protocollo dell’Ente.
Le richieste di concessione devono essere corredate da tutte le notizie atte ad illustrare l’attività che s’intende svolgere nei predetti locali, ed in particolare devono contenere:

  • la descrizione dell’attività che il richiedente intende svolgere;
  • le modalità di svolgimento dell’iniziativa;
  • le finalità dell’iniziativa e l’assenza di fini di lucro;
  • i temi delle eventuali conferenze, i nomi degli oratori, ecc.;
  • l’indicazione di eventuali soggetti terzi compartecipi dell’iniziativa;

e, limitatamente alle organizzazioni associative:

  • copia dell’atto costitutivo e dello statuto (non necessaria per le associazioni iscritte nell’apposito Albo comunale).

ART. 7
Le concessioni sia in uso continuato che temporaneo sono subordinate al versamento anticipato del corrispettivo previsto delle tariffe in vigore, mediante pagamento su c/c postale n°18333708 o
su c/c bancario n°IT62D.05424.04297.000000.000224 entrambi intestati a Comune di Trani -
Servizio Tesoreria, con l’indicazione della causale: SPESE PER UTILIZZO IMMOBILI COMUNALI.

ART. 8
Sono esentati dal pagamento della tariffa:

  • le istituzioni pubbliche (Amministrazioni dello Stato, Regione, Province, Comuni, Scuole) e
    commissioni da esse istituite;
  • consulte e forum di cittadini previsti dall'art.61 dello Statuto comunale;
  • iniziative che si avvalgono di partnerariati istituzionali, semprechè non prevedano oneri a carico dei partecipanti.

La concessione di generici patrocini non comporta l’esonero dal pagamento della tariffa .

ART. 9
E’ fatta salva la facoltà del Dirigente competente di sospendere o interrompere in qualsiasi momento le concessioni rilasciate, per sopravvenute esigenze connesse alla necessità di disporre dei locali per lo svolgimento di manifestazioni e assemblee pubbliche o riunioni istituzionali. La sospensione o l'interruzione della concessione rilasciata deve essere comunicata ai concessionari con almeno 24 ore di anticipo.
La sospensione e l’ interruzione della concessione non danno luogo ad alcun rimborso od indennizzo in favore del concessionario, ma soltanto alla facoltà di recupero, da concordarsi, delle giornate non utilizzate.
Solo in caso di revoca ed in assenza di possibilità di recupero in altra data della concessione, potrà darsi avvio ad apposita procedura di rimborso.

ART. 10
La concessione sia in uso continuato che temporaneo può essere revocata dal concedente in qualsiasi momento e senza obbligo di preavviso qualora il concessionario non rispetti quanto stabilito dal presente regolamento, quanto prescritto dalle vigenti leggi e quant’altro sottoscritto al momento della concessione.
Ricorrendone la fattispecie, non si darà luogo ad alcun rimborso.

ART. 11
Il presente Regolamento sostituisce quello approvato con Deliberazione Commissariale n°16 del 13.4.2007 ed entra in vigore dopo il decorso di gg.30 dalla pubblicazione.

CONDIZIONI UTILIZZO SALE

Le sale convegni ("Ronchi" 2° piano - 120 posti a sedere - e "Maffuccini" 1° piano - 50 posti a sedere) sono dotate di service audio con microfoni fissi ai tavoli e non sono provviste di radiomicrofoni; possono essere attrezzate, su richiesta, di telone, videoproiettore e pc. Non sono dotate di connessione wi-fi tale da permettere il download di file. La sala riunioni ("Trombetta" 1° piano - max 10 posti a sedere) può essere attrezzata solo di telone, videoproiettore e pc.

È vietato l’utilizzo di pen-drive personali pertanto i file da proiettare devono essere inviati entro il giorno immediatamente precedente la manifestazione ai seguenti indirizzi:
biblioteca [dot] comunaleatcomune [dot] trani [dot] bt [dot] it
biblioteca [dot] traniatimagocoop [dot] it

Gli operatori provvederanno a salvare i file sulla pen-drive della biblioteca e li renderanno disponibili per le presentazioni. Si ricorda di salvare tutti i file nel formato compatibile con il programma open office (Presentazione standard power point 97-2003.ppt) installato sul portatile in uso presso la stessa. Una volta inviati i file, è a cura degli organizzatori la verifica della corretta visualizzazione degli stessi, presentandosi in biblioteca i giorni precedenti l’evento o prima dell’inizio dello stesso.

È comunque possibile utilizzare pc personali da connettere al videoproiettore. In caso di pc privi di uscita scart, è necessario munirsi di adattatori. I file da proiettare dovrebbero comunque essere già scaricati prima dell’evento poiché la tipologia di connessione, come predetto, non ne garantisce il download.

Gli orari di utilizzo delle sale coincidono con gli orari di apertura della struttura, ovvero lunedì-venerdì - ore 09.00-13.00/15.30-19.30, sabato - ore 10.00-13.00/17.00-20.00, domenica - ore 17.00-20.00. Si chiede la cortesia di non sostare all’interno della struttura al termine dell’evento e nel caso in cui lo stesso coincida con la chiusura delle struttura, se la permanenza dovesse durare oltre il quarto d’ora di cortesia, si procederà alla fatturazione dell’ora intera al costo di € 18,61. Per l’utilizzo delle sale oltre gli orari di apertura, è necessario inviare richiesta di preventivo all’indirizzo biblioteca [dot] traniatimagocoop [dot] it

La presenza di catering per buffet e pause caffè, deve essere comunicata al Responsabile della struttura che darà indicazione sugli eventuali spazi da utilizzare.

PROBLEMATICHE IN CORSO
La sala "Ronchi" al 2° piano, viene schermata attraverso pannelli laterali per le vetrate mentre il tetto viene oscurato da un telone telecomandato che attualmente può essere chiuso solo in parte facendo filtrare i raggi solari. È dotata, in aggiunta al sistema di condizionamento centralizzato, di tre condizionatori di cui solo due funzionanti.

La sala "Maffuccini" al 1° piano, è dotata solo di sistema di condizionamento centralizzato ma è provvista di finestre apribili.

La sala "Trombetta" al 1° piano, è dotata solo di sistema di condizionamento centralizzato e non ha finestre apribili.

NOTA BENE
Gli operatori forniscono supporto solo in fase inziale e, per problematiche che dovessero sorgere nel corso dell’evento, non sono tenuti a presenziarvi.